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Le nom de l'expéditeur et du destinataire : toujours sur la lettre, vous devez renseigner sur votre nom et l'information vous concernant (numéro de téléphone, adresse mail, domicile...). Il est également recommandé de préciser celui à qui la lettre est destinée. Si c'est une entreprise, mettez le nom de l'entreprise.
La première etape est d'abord l'analyse de la présentation de l’etat des lieux. Cette partie du processus se fait en recensant les informations qui ont rapport avec l'organisation de l'entreprise. Pour ce fait, il faut d'abord déterminer les principaux acteurs de la structure ainsi que le rôle de chacun des acteurs.